Was mit einer Kundenmail bei Clustoria passiert
Jede Kundenanfrage verdient eine schnelle und persönliche Antwort. Gleichzeitig müssen sensible Daten geschützt bleiben.
Deshalb haben wir Clustoria so entwickelt, dass Datenschutz von Anfang an integriert ist. Bevor KI zum Einsatz kommt, werden persönliche Informationen automatisch geschützt. Und bevor eine Antwort auf eine Kundenmail versendet wird, erfolgt immer eine manuelle Freigabe.
Hier sehen Sie Schritt für Schritt, wie eine Kundenmail durch Clustoria verarbeitet wird.
So verarbeitet Clustoria eine Kundenmail
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1. Eingang
Bewertungen aus Google enthalten bereits die zugehörige Filiale. Bei E-Mails wird die Filiale einmalig durch Ihr Team zugeordnet.
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2. Schutz persönlicher Daten
Bevor eine Nachricht weiterverarbeitet wird, erkennt Clustoria personenbezogene Daten wie Namen, Telefonnummern oder Adressen und ersetzt sie durch Platzhalter. Aus „Maria Hofer“ wird beispielsweise „[[NAME_1]]“.
Die Originaldaten bleiben dabei verschlüsselt gespeichert und sind vom weiteren Verarbeitungsprozess getrennt.
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3. Erstellung eines Antwortvorschlags
Erst jetzt erhält das Sprachmodell den maskierten Text.
Zusätzlich berücksichtigt Clustoria Ihre eigenen Textbausteine, Unternehmensrichtlinien und Filialinformationen. So entsteht ein Antwortvorschlag, der zu Ihrem Unternehmen passt.
Weitere automatische Analysen wie Kategorisierung oder Priorisierung erfolgen ebenfalls auf Basis der geschützten Daten.
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4. Menschliche Prüfung
Keine Antwort auf eine Kundenmail wird automatisch versendet.
Eine berechtigte Person prüft jeden Vorschlag, passt ihn bei Bedarf an und entscheidet selbst, ob und wann die Nachricht verschickt wird.
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5. Versand
Erst nach der Freigabe wird die Antwort im Namen Ihres Unternehmens versendet. Die Beantwortung erfolgt direkt über den entsprechenden Kommunikationskanal.
Freigaben, Versand, Löschungen und Auskünfte werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar.
Unterlagen statt Behauptungen.
Für die Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragten liegen die Prüfunterlagen bereit, derzeit als Entwürfe. Wir schicken sie Ihnen vor jedem Vertragsgespräch, nicht erst danach.
Prüfunterlagen anfragen- AVV. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
- TOM. Technische und organisatorische Maßnahmen, konkret statt generisch.
- Subprozessoren. Die Anlage mit den Unterauftragsverarbeitern der Plattform, darunter Google Cloud (Frankfurt) für Hosting und Mistral AI (EU) für KI-Antwortentwürfe, Inhalts-Screening, Triage und Kategorien-Einordnung. Dienste rund um diese Website, etwa die Terminbuchung, stehen in der Datenschutzerklärung.
- Exit-Konzept. Datenexport der maskierten Inhalte als JSON und protokollierte Löschung beim Ausstieg, mit Liste dessen, was danach bestehen bleibt, und aus welchem Grund.
Wir haben Clustoria in Wien gebaut, weil gute Betriebe im Postfach-Chaos untergehen und Kundenbeschwerden liegen bleiben. Und wir haben es so gebaut, wie wir es selbst haben wollten: Die KI arbeitet auf maskiertem Text, nicht auf Klarnamen. Wir verkaufen keine Daten. Und jede Vertragsunterlage bekommen Sie vor dem Gespräch, nicht danach.